Was ist Produktänderungsmanagement und warum sollten Sie sich damit befassen?

Produktänderungsmanagement ist ein strukturierter Ansatz für die Handhabung von Änderungen im Rahmen der Produktkonstruktion, der technischen Dokumentation und der Fertigungsprozesse. Es stellt sicher, dass Änderungen effizient umgesetzt werden, und hilft so dabei, Risiken zu minimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Produktqualität insgesamt zu verbessern. Jede Produktrevision folgt einem definierten Prozess, um die Änderung zu begründen, ihre Implementierung zu verfolgen und ihre Auswirkungen zu dokumentieren.

Wenn Unternehmen ein Produkt ändern, hat das einen triftigen Grund. In der Regel sind solche Maßnahmen auf Produktverbesserungen, Rückmeldungen aus der Praxis, Kundenanforderungen oder Probleme zurückzuführen, die während der Prototypenerstellung entdeckt wurden. Ohne ein geeignetes System besteht das Risiko, dass Teams die Rückverfolgbarkeit nicht gewährleisten können und dadurch kostspielige Fehler entstehen, die weitere Probleme nach sich ziehen.

Wichtige Schritte im Prozess des Produktänderungsmanagements

Veränderungen sind im Rahmen des Produktentwicklungsprozesses unvermeidlich. Im Bereich von Produktkonstruktion und -fertigung macht ein effektives Änderungsmanagement jedoch den Unterschied zwischen nahtloser Innovation und kostenintensiven Rückschlägen aus. Ohne einen gut strukturierten Änderungsmanagementprozess steigt in Unternehmen neben dem Risiko von Fehlkommunikation auch die Gefahr, Zeit und Geld zu verlieren. Ein gut funktionierender Änderungsmanagementprozess sollte die im Folgenden beschriebenen Schritte umfassen.

1) Änderungsbedarf erfassen

Benutzeroberfläche des Änderungsmanagement-Programms, die die Erfassung des Änderungsbedarfs zeigt

Jede Änderung beginnt mit einem Problem. Unabhängig davon, ob es sich dabei um eine Kundenbeschwerde, einen Ausfall in der Praxis oder eine interne Konstruktionsoptimierung handelt, muss jede Organisation vorhandenen Änderungsbedarf systematisch erfassen und dokumentieren.

Ohne ein zentralisiertes System gehen erkannte Probleme in E-Mail-Verläufen, Tabellen und getrennt arbeitenden Teams unter, was dazu führt, dass sie zu spät behoben oder ganz übersehen werden. Bei einem strukturierten Änderungsprozess kann jedoch vom Außendiensttechniker bis zum Konstrukteur jeder Probleme melden und dazu beitragen, dass kein kritischer Fehler unbemerkt bleibt.

2) Auswirkungen der Änderung einschätzen

SOLIDWORKS Änderungsmanagement-Dashboard, das eine Auswirkungsanalyse zeigt

Welche Auswirkungen Änderungen haben, ist unterschiedlich. Manche lassen sich schon durch geringfügige Anpassungen beheben; andere wiederum ziehen weitreichende Folgen für die Fertigung, die Lieferketten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nach sich. Bevor eine Änderung implementiert wird, ist es entscheidend, eine gründliche Auswirkungsanalyse durchzuführen, die folgende Fragen beantworten sollte:

Wie hoch sind die Kosten?
Welche Auswirkungen auf die Fertigung gibt es?
Sind behördliche Genehmigungen erforderlich?
Entstehen durch die Änderung neue Risiken?

Ein robustes Änderungsmanagementsystem bietet Echtzeiteinblicke in alle betroffenen Teile, Prozesse und Teams, wodurch Mutmaßungen und kostspielige Fehler vermieden werden.

3) Zustimmung der richtigen Projektbeteiligten einholen

SOLIDWORKS Änderungsmanagement-Dashboard, das einen Genehmigungsprozess zeigt

Änderungen sollten niemals ohne entsprechende Abstimmung vorgenommen werden. Ein manueller Prozess erfordert häufig mehrere Meetings, E-Mails und ordnerbasierte Arbeitsabläufe, die fehleranfällig sind und den Genehmigungsprozess verlangsamen.

Ein zentralisiertes digitales Änderungsmanagementsystem automatisiert Genehmigungen, ermöglicht die Rückverfolgbarkeit und beseitigt Engpässe. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass kein Schritt ausgelassen wird und Entscheidungen zu Änderungen effizient und schnell getroffen werden.

4) Änderung mit vollständiger Rückverfolgbarkeit implementieren

SOLIDWORKS Änderungsmanagement-Dashboard, das die Rückverfolgbarkeit zeigt

Nachdem eine Änderung genehmigt wurde, treten die entsprechenden Teams in Aktion:

Die Produktentwicklung aktualisiert die CAD-Modelle.
Die Fertigung aktualisiert die Produktionsprozesse.
Der Einkauf beschafft die neuen Materialien.
Die Mitarbeiter der Qualitätssicherung überprüfen die Compliance.

In einem nicht miteinander verbundenen System können Änderungen untergehen, was zu falschen Teilen, Produktionsverzögerungen und finanziellen Verlusten führen kann. Durch eine zentrale Umgebung, in der alle Punkte zu jeder Änderung erfasst werden, stellen Unternehmen sicher, dass alle Teams mit der neuesten genehmigten Version arbeiten, wodurch Fehler und Nachbesserungsbedarf reduziert werden.

5) Zum Abschluss eine umfassende Änderungsdokumentation erstellen

SOLIDWORKS Änderungsmanagement-Dashboard, das Änderungsdokumentation zeigt

Jede Änderung muss vollständig dokumentiert werden – nicht nur für die interne Verantwortlichkeit, sondern auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und als zukünftige Referenz. Wenn keine ordnungsgemäße Rückverfolgbarkeit gegeben ist, riskieren Unternehmen kostspielige Rückrufaktionen und Complianceprobleme und haben nicht die Sicherheit, frühere Entscheidungen zuverlässig rechtfertigen zu können. Aktuelle und zukünftige Projektbeteiligte profitieren in hohem Maße von folgenden Informationen:

Warum die Änderung vorgenommen wurde
Von wem sie genehmigt wurde
Welche Teile betroffen waren
Inwiefern das Endergebnis erfolgreich war

Mit einem digitalen Änderungsmanagementsystem werden alle Datensätze automatisch gespeichert und verknüpft, sodass keine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist und eine auditierbare Historie für jede Entscheidung vorliegt.

Herausforderungen beim Änderungsmanagement in der Produktentwicklung

Änderungen sind in der Produktentwicklung nicht nur notwendig – sie sind unvermeidbar. Ob Konstruktionsverbesserung, Behebung von Ausfällen in der Praxis oder Aktualisierung aufgrund neuer behördlicher Vorschriften, jede Änderung hat Auswirkungen auf Konstruktion, Fertigung, Einkauf, Compliance und darüber hinaus.

Doch trotz seiner entscheidenden Bedeutung kann das Änderungsmanagement ein extrem frustrierender, zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess für Unternehmen sein. Häufig ist dies dadurch bedingt, dass die Abhängigkeit von veralteten, manuellen oder isolierten Herangehensweisen unnötige Komplexität, Ineffizienz und Risiken mit sich bringt. Im Folgenden finden Sie vier Beispiele für mögliche Herausforderungen.

Kein zentralisiertes System für die Verwaltung von Änderungen – Die meisten Unternehmen verfügen über einen Change-Management-Prozess, doch ein System für dessen effektive Verwaltung ist nur selten vorhanden. Ohne eine zentralisierte digitale Lösung werden Änderungen häufig in papierbasierten Genehmigungen festgehalten, die falsch abgelegt werden oder verloren gehen. Oder sie werden in E-Mail-Verläufen ohne eindeutige Verantwortlichkeit, in Excel-Tabellen, die keine Transparenz in Echtzeit bieten, oder in unterschiedlichen Systemen (PLM, PDM, ERP, Jira usw.), die nicht miteinander kommunizieren, nachverfolgt. Dies führt zu Fehlkommunikation, doppelter Arbeit und kostspieligen Fehlern.
Unnötiger Zeit- und Arbeitsaufwand für Änderungsaufgaben – Ingenieure beginnen ihren Arbeitstag in der Regel nicht mit dem Gedanken „Heute habe ich richtig Lust darauf, Papierkram zu erledigen“. Doch in vielen Unternehmen fühlt sich das Änderungsmanagement genauso an: Unzählige E-Mails und Meetings sollen dazu dienen, das gesamte Team auf einen Nenner zu bringen. Das Erstellen von Screenshots zur Dokumentation vorgeschlagener Änderungen ist unübersichtlich und langsam. Die manuelle Erfassung von Genehmigungen wird zur Herkulesaufgabe. Das Schlimmste daran ist, dass diese lästigen Verwaltungsaufgaben den Ingenieuren Zeit kosten, in der sie auch Umsatz generieren könnten – nämlich indem sie schneller und effizienter innovative Produkte entwickeln.
Fehlende Transparenz der vollen Auswirkungen von Änderungen – Keine Änderung findet in einem Vakuum statt. Schon durch eine kleine Konstruktionsanpassung können neue Lieferantenqualifizierungen notwendig werden. Eine Änderung der im Produkt verwendeten Materialien kann sich auf die Fertigungsprozesse auswirken. Durch den Austausch von Teilen wird möglicherweise eine erneute behördliche Zertifizierung erforderlich. Ohne eine strukturierte Auswirkungsanalyse treffen Teams unfundierte Entscheidungen, die zu Lieferkettenunterbrechungen, Produktionsverzögerungen oder teuren Rückrufaktionen führen können.
Ineffiziente abteilungsübergreifende Kommunikation – Das Änderungsmanagement wirkt sich nicht nur auf die technische Entwicklung aus. Ohne ein zentralisiertes digitales System arbeiten Abteilungen separat, was dazu führt, dass die Fertigung nicht über Konstruktionsaktualisierungen informiert wird, der Einkauf veraltete Teile bestellt oder dass im Außendienst arbeitende Teams über wichtige Produktänderungen in Unkenntnis gelassen werden. Ohne klare Kommunikation werden Änderungen zu einem kostspieligen Chaos, das zu Materialverschwendung, Nachbesserungen und nicht eingehaltenen Markteinführungsterminen führt.

Benutzeroberfläche für Änderungsmanagement, die eine Änderungsaktion zeigt

Unternehmen, die glauben, dass sie mit herkömmlichen manuellen Änderungsmanagementmethoden auskommen, stehen vor einer tickenden Zeitbombe. Schon ein fehlendes Dokument kann einen Verstoß gegen behördliche Auflagen nach sich ziehen. Eine übersehene Genehmigung kann dazu führen, dass das falsche Produkt hergestellt wird. Und noch schlimmer: Ein verlorener Verlaufsdatensatz kann Teams sogar dazu zwingen, kostspielige Fehler unnötig zu wiederholen.

Automatisierte Änderungsprozesse schaffen mehr Zeit für die Produktentwicklung, beseitigen Engpässe und beschleunigen Genehmigungen, ohne dass die Kontrolle darunter leidet. Eine robuste Plattform für das Änderungsmanagement gewährleistet, dass alle Projektbeteiligten die Kosten, den Aufwand und das Risiko jeder Maßnahme kennen und verstehen, bevor sie umgesetzt wird. Ein zentrales digitales System ermöglicht Echtzeittransparenz für die Teams in Entwicklung, Fertigung und Lieferkette, damit alle immer auf demselben Stand sind.

Werkzeuge und Software für das Änderungsmanagement

Die Verwaltung von Produktänderungen umfasst mehr als nur die Dokumentation von Revisionen – sie erfordert die Koordination eines effizienten, nachverfolgbaren und kollaborativen Prozesses, der dafür sorgt, dass Teams auf Kurs bleiben und die Produktentwicklung vorankommt.

Ein wichtiges Werkzeug zur Optimierung des Änderungsmanagements ist eine zentralisierte digitale Plattform. Eine einheitliche Umgebung wie die 3DEXPERIENCE® Plattform stellt sicher, dass alle Beteiligten – von der Entwicklung über die Fertigung bis hin zum Einkauf – auf eine zentrale Datenquelle zugreifen können. Eine dedizierte Änderungsmanagementplattform führt außerdem alle Änderungsanforderungen, Genehmigungen und Dokumentationen an einem Ort zusammen. Das erhöht die Transparenz, reduziert Fehler und verbessert die Einhaltung von Vorschriften.

Werkzeuge zur Analyse von Änderungsauswirkungen tragen außerdem dazu bei, intelligentere Entscheidungen zu treffen – und zwar aus dem einfachen Grund, dass nicht jede Änderung sofort umgesetzt werden sollte: Einige wirken sich nur geringfügig aus, doch andere können erhebliche finanzielle und operative Folgen haben. Die Werkzeuge zur Analyse von Änderungsauswirkungen bieten einen strukturierten Ansatz zur Bewertung der Kosten für die Implementierung einer Änderung, des Zeitaufwands für Konstruktions- und Produktionsaktualisierungen und der Auswirkungen einer Änderung auf Einkaufs-, Compliance- und nachgelagerte Prozesse. Teams können die vollständigen Auswirkungen einer Änderung schon vor der Umsetzung abschätzen und dadurch Unsicherheiten vermeiden und kostspielige Fehlentscheidungen verhindern.

Änderungsmanagement-Dashboard – SOLIDWORKS

Automatisierte Workflows optimieren beispielsweise Genehmigungen und Freigaben, indem sie sicherstellen, dass die richtigen Projektbeteiligten sofort benachrichtigt und Genehmigungen ohne unnötige Verzögerungen weitergeleitet werden. Im herkömmlichen Änderungsmanagement ist das Einholen von Genehmigungen ein zeitaufwändiger, manueller Prozess, der endlose Meetings und E-Mails umfasst. Eine automatisierte Umgebung sorgt dafür, dass Änderungsaufträge nicht in E-Mail-Verläufen oder zwischen Papierstapeln auf dem Schreibtisch verloren gehen.

In der Medizintechnik, der Luft- und Raumfahrt, der Automobilindustrie und anderen Branchen ist die vollständige Rückverfolgbarkeit und die Konformitätsdokumentation gesetzlich vorgeschrieben. Nicht genehmigte Änderungen können Konformitätsprobleme mit sich bringen. Eine Änderungsmanagementsoftware bietet ein strukturiertes System, das durch die Erfassung aller Änderungsanforderungen, Genehmigungen und Überarbeitungen vollständige Rückverfolgbarkeit gewährleistet und eine durchsuchbare digitale Dokumentation für Audits und behördliche Überprüfungen bietet. Wenn Teams immer wissen, was geändert wurde, warum es geändert wurde und wer es genehmigt hat, sichern Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften und verringern Risiken.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit, wie sie Systeme wie die 3DEXPERIENCE Plattform bieten, sorgen dafür, dass alle Beteiligten jederzeit aktuell über Produktänderungen informiert sind. So wird Fehlkommunikation vermieden und eine reibungslose Umsetzung ist gewährleistet.

Vorteile eines effektiven Änderungsmanagements in der Konstruktion

Die 3DEXPERIENCE Plattform bietet eine cloudbasierte Produktentwicklungsumgebung mit Werkzeugen zur effizienten Verwaltung von Produktänderungen. Sowohl CAD-Spezialisten als auch nicht technisch versierte Anwender können von jedem Ort mit Internetverbindung aus am Änderungsmanagementprozess teilnehmen, sei es per Smartphone, iPad, Laptop oder über ein anderes Gerät – ohne Software installieren zu müssen.

Unternehmen, die strukturierte Änderungsmanagementlösungen auf der 3DEXPERIENCE Plattform implementieren, beobachten in der Regel folgende Vorteile:

Weniger Fehler und Nachbesserungen – Es gelangen keine veralteten Entwürfe in die Produktion, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.
Verbesserte Compliance und Dokumentation – Die Einhaltung von Branchenvorschriften und Qualitätsstandards ist gewährleistet.
Schnellere Markteinführung – Die Genehmigung und Umsetzung erforderlicher Produktverbesserungen wird beschleunigt.
Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation – Von Teams vorgenommene Änderungen werden in Echtzeit abteilungsübergreifend erfasst und koordiniert.
Kosteneinsparungen – Durch das Analysieren der finanziellen Auswirkungen von Änderungen vor der Implementierung werden teure Fehler vermieden.

Benutzeroberfläche der SOLIDWORKS Änderungsmanagementlösung, die die Änderungsausführung zeigt

Wenn es einfach ist, Bedenken zu kommunizieren, Probleme zu identifizieren und Lösungen vorzuschlagen, können alle Teammitglieder – von Ingenieuren über Vorgesetzte bis hin zur Geschäftsführung – am Änderungsmanagementprozess teilnehmen. Die Änderungsmanagement-Tools der 3DEXPERIENCE Plattform ermöglichen eine schnellere und effizientere Entscheidungsfindung während des gesamten Änderungsmanagementprozesses, da jeder direkt Zugang zu vorgenommenen Aktualisierungen erhält, unabhängig davon, wer aus dem Team sie vorgenommen hat.

Was ist Produktänderungsmanagement?