¿Qué es la gestión de cambios de producto y por qué debería importarle?

La gestión de cambios de producto es un enfoque estructurado que permite manejar cualquier modificación en el diseño, la documentación técnica o los procesos de fabricación. Su propósito es claro: minimizar riesgos, asegurar el cumplimiento normativo y elevar la calidad general del producto. Contar con un proceso claro de revisión del producto (que justifique cada cambio, supervise su implementación y documente su impacto) es fundamental.

En cualquier organización, los cambios no se realizan porque sí. Cada modificación tiene una razón de peso: mejoras del producto, retroalimentación del mercado, requisitos del cliente o hallazgos detectados durante la fase de creación de prototipos. Sin un sistema adecuado, los equipos se arriesgan a perder la trazabilidad y a cometer errores costosos que se arrastran a lo largo del ciclo de vida del producto.

Pasos clave en el proceso de gestión de cambios de producto

Los cambios son inevitables en el proceso de desarrollo de productos. Pero en el diseño y la fabricación, una gestión de cambios efectiva marca la diferencia entre una innovación fluida y complicaciones que encarecen el presupuesto. Sin un proceso bien estructurado, las organizaciones corren el riesgo de experimentar errores de comunicación y pérdidas de tiempo y dinero. Siga estos pasos clave para implementar un proceso de gestión de cambios eficiente.

1) Detectar la necesidad de cambio

Interfaz de usuario de la gestión de cambios que muestra la detección de la necesidad de cambio

El cambio comienza con un problema. Ya sea una queja del cliente, un fallo de campo o una mejora en el diseño, toda organización debe registrar y documentar de manera sistemática por qué se decide hacer un cambio en el producto.

Sin un sistema centralizado, los problemas se diluyen entre hilos de correos, hojas de cálculo y equipos aislados. Los problemas se pierden de vista y las soluciones se retrasan. En cambio, con un proceso de gestión estructurado, cualquier persona, desde un técnico de campo hasta un ingeniero de diseño, puede comunicar cualquier situación para que los problemas graves no pasen desapercibidos.

2) Evaluar el impacto del cambio

Panel de la gestión de cambios de SOLIDWORKS que muestra la evaluación del impacto

No todos los cambios tienen la misma magnitud. Algunos son fáciles de solucionar, mientras que otros afectan a muchas áreas, como la fabricación, las cadenas de suministro y el cumplimiento normativo. Por eso, antes de implementar un cambio, es fundamental realizar un análisis de impacto exhaustivo que responda preguntas clave como:

¿Cuáles son los costes asociados?
¿Cómo afectará a los flujos de fabricación?
¿Se requieren aprobaciones legales?
¿Implica nuevos riesgos?

Un sistema sólido de gestión de cambios ofrece visibilidad en tiempo real sobre todos los procesos, equipos y piezas afectados, lo que elimina las conjeturas y los errores costosos.

3) Obtener la aprobación de las partes interesadas relevantes

Panel de la gestión de cambios de SOLIDWORKS que muestra el proceso de aprobación

El cambio nunca debe realizarse de forma aislada. Los procesos manuales suelen involucrar múltiples reuniones, correos y flujos basados en carpetas, lo que aumenta la probabilidad de cometer fallos y ralentiza el proceso de aprobación.

Un sistema centralizado y digital automatiza las aprobaciones, asegura la trazabilidad y elimina los cuellos de botella. De esta manera, se siguen todos los pasos necesarios y se toman decisiones de manera ágil y eficiente.

4) Implementar un cambio con trazabilidad completa

Panel de la gestión de cambios de SOLIDWORKS que muestra la trazabilidad

Una vez que un cambio es aprobado, los equipos pasan a la acción:

El equipo de ingeniería actualiza los modelos CAD.
El equipo de fabricación revisa los procesos de producción.
El equipo de adquisiciones gestiona la compra de materiales actualizados.
El equipo de calidad valida el cumplimiento.

En un sistema desconectado, los cambios se pierden en el camino, lo que puede causar piezas incorrectas, retrasos en la producción y pérdidas económicas. Al unificar toda la información relacionada con un cambio en una sola plataforma, las empresas garantizan que todos los equipos trabajen con la última versión aprobada, lo que minimiza los errores y las repeticiones.

5) Finalizar el proceso con una documentación exhaustiva del cambio

Panel de la gestión de cambios de SOLIDWORKS que muestra la documentación de cambios

Cada cambio debe ser documentado por completo, no solo para garantizar la responsabilidad interna, sino también para alinearse con la normativa vigente y facilitar referencias futuras. Sin una trazabilidad adecuada, las empresas se enfrentan a riesgos como costosas retiradas del mercado, incumplimientos legales y la incapacidad de justificar decisiones pasadas. Las partes interesadas actuales y futuras se benefician enormemente al conocer:

Por qué se realizó el cambio
Quién lo aprobó
Qué piezas se han visto afectadas
Cómo se logró el resultado final con éxito

Un sistema digital de gestión de cambios automatiza el almacenamiento y la correlación de registros, lo que elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual y proporciona un historial de cada decisión que puede presentarse en una auditoría.

Cómo abordar los desafíos de la gestión de cambios en el desarrollo de productos

El cambio en el desarrollo de productos no es opcional, es un paso obligado. Ya sea para mejorar el diseño, corregir un fallo de campo o adaptarse a nuevas regulaciones, cada cambio afecta a todas las áreas: ingeniería, fabricación, adquisiciones, cumplimiento y mucho más.

Pero, aunque su papel es clave, manejar estos cambios puede convertirse en uno de los procesos más frustrantes, tediosos y costosos para las empresas, a menudo porque dependen de métodos obsoletos, manuales y fragmentados que solo suman más complejidad, ineficiencia y riesgos. Estos son solo cuatro de los desafíos más comunes:

Falta de un sistema centralizado para gestionar los cambios: Muchas empresas cuentan con un proceso de gestión de cambios, pero carecen de un sistema que permita manejarlo de manera efectiva. Sin una solución digital centralizada, los cambios suelen documentarse mediante aprobaciones en papel que pueden extraviarse o archivarse de manera incorrecta, hilos de correos sin una asignación clara de responsabilidades, hojas de cálculo que no ofrecen visibilidad en tiempo real, y sistemas dispares (PLM, PDM, ERP, Jira, etc.) que no se comunican entre sí. El resultado: mala comunicación, esfuerzos duplicados y errores que implican grandes pérdidas económicas.
Tiempo y esfuerzo innecesarios dedicados a introducir cambios: Los equipos de ingeniería no suelen arrancar el día pensando que tienen ganas de hacer papeleo. Pero, en muchas organizaciones, esta es la realidad de la gestión de cambios. Por un lado, correos innumerables y reuniones cuyo objetivo es lograr que todo el equipo esté alineado. Por otro lado, los cambios se documentan mediante capturas de pantalla, lo que convierte el proceso en algo lento y engorroso. Además, el seguimiento de aprobaciones suele hacerse de forma manual, lo que exige un esfuerzo titánico. Lo más preocupante es que estas cargas administrativas recaen sobre los ingenieros, restándoles tiempo que podrían dedicar a crear productos innovadores de forma más rápida y eficiente para generar ingresos.
Visibilidad limitada sobre el impacto total del cambio: Ningún cambio existe de manera aislada. Un pequeño ajuste en el diseño puede requerir una reevaluación de los proveedores. Una modificación en los materiales del producto puede afectar a los procesos de fabricación. La sustitución de piezas puede requerir nuevas aprobaciones legales. Cuando el impacto no se analiza de forma estructurada, las decisiones pueden ser poco acertadas, causando interrupciones en la cadena de suministro, retrasos en la producción o retiradas del mercado con costes elevados.
Comunicación ineficiente entre departamentos: La gestión de cambios no solo involucra a los ingenieros. Sin un sistema digital centralizado, los departamentos trabajan de forma aislada, lo que puede causar que el departamento de Fabricación no esté al tanto de una actualización de diseño, el de Adquisiciones compre piezas obsoletas o que los equipos de campo desconozcan modificaciones clave de un producto. Si la comunicación falla, la gestión de cambios se vuelve caótica y costosa. Esto se traduce en desperdicio de materiales, repetición del trabajo y retrasos en la entrega.

Pantalla de la interfaz de usuario de la gestión de cambios que muestra una acción de cambio

Las empresas que confían en procesos manuales tradicionales para gestionar los cambios caminan sobre un terreno peligroso. Un documento perdido puede hacer que se incumplan requisitos legales. Una aprobación pasada por alto puede ocasionar la fabricación de un producto incorrecto. Peor aún, la falta de un historial fiable puede hacer que los equipos repitan errores costosos que podrían evitarse.

Gracias a la automatización, los ingenieros ganan tiempo, se eliminan los cuellos de botella y las aprobaciones se aceleran sin sacrificar el control. Una plataforma sólida de gestión de cambios garantiza que cada persona involucrada conozca el coste, esfuerzo y riesgo de cada modificación antes de que se produzca. Una solución digital unificada permite a todos los equipos, desde ingeniería y fabricación hasta la cadena de suministro, tener acceso a la información actualizada y mantenerse alineados.

Herramientas y software para la gestión de cambios

Gestionar los cambios en un producto va mucho más allá de controlar las revisiones. Implica coordinar un proceso ágil, transparente y colaborativo que mantenga a los equipos alineados y los productos en constante avance.

Una herramienta clave para optimizar esta gestión es una plataforma digital centralizada. Un entorno unificado como la plataforma 3DEXPERIENCE® garantiza que todos los departamentos involucrados (desde Ingeniería y Fabricación hasta Adquisiciones) trabajen con una única fuente de información fiable. Además, una plataforma dedicada a la gestión de cambios reúne todas las solicitudes, aprobaciones y documentación en un solo lugar, lo que aumenta la visibilidad, reduce los errores y ayuda a operar dentro del marco legal.

Las herramientas de análisis de impacto de cambios permiten tomar decisiones más inteligentes, porque no todos los cambios deben implementarse de inmediato. Algunos son menores, mientras que otros pueden afectar a los costes y las operaciones de manera significativa. Con estas herramientas, podrá evaluar de forma estructurada el coste de cada cambio, el tiempo que llevará actualizar el diseño y la producción, y el impacto que tendrá en las adquisiciones, el cumplimiento normativo y procesos posteriores. Así, su equipo podrá medir el impacto real antes de actuar, eliminando suposiciones y evitando errores que perjudican la rentabilidad.

Panel de la gestión de cambios de SOLIDWORKS

Por ejemplo, los flujos de trabajo automatizados agilizan aprobaciones y validaciones. De esta manera, se garantiza que las personas correctas sean notificadas al instante y que las aprobaciones avancen sin demoras innecesarias. En la gestión de cambios tradicional, obtener aprobaciones suele ser un proceso manual y lento, repleto de reuniones y correos electrónicos interminables. Un entorno automatizado evita que las órdenes de cambio se pierdan en hilos de correos o entre pilas de documentos físicos.

La trazabilidad completa y la documentación para el cumplimiento normativo son obligatorias en sectores como el de los dispositivos médicos, el aeroespacial, el de la automoción y otros. Los cambios no autorizados podrían ocasionar incumplimientos normativos. El software de gestión de cambios ofrece un sistema estructurado que garantiza una trazabilidad total. Cada solicitud, aprobación y revisión queda registrada, y se genera un archivo digital que facilita auditorías y revisiones regulatorias. Esta trazabilidad permite que las empresas siempre sepan qué cambió, por qué y quién lo aprobó, lo que asegura el cumplimiento normativo y minimiza el riesgo.
Plataformas como 3DEXPERIENCE permiten la colaboración en tiempo real entre departamentos, ofreciendo visibilidad instantánea de los cambios. Esta conectividad evita malentendidos y garantiza una ejecución fluida de los procesos.

Ventajas de una gestión de cambios eficaz en el diseño

La plataforma 3DEXPERIENCE ofrece un entorno de desarrollo de productos basado en la nube, con herramientas para gestionar los cambios de producto de manera eficiente. Tanto usuarios expertos en CAD como aquellos que no lo son pueden participar en el proceso de gestión de cambios desde cualquier lugar con conexión a Internet, ya sea desde smartphones, iPads, portátiles u otros dispositivos, sin necesidad de instalar un software.

Las organizaciones que implementan las soluciones de gestión de cambios estructuradas disponibles en la plataforma 3DEXPERIENCE suelen experimentar los siguientes beneficios:

Menos errores y repeticiones: Evitan que los diseños obsoletos lleguen a producción, lo que ahorra tiempo y recursos.
Mejor cumplimiento y documentación: Garantizan el cumplimiento de las normativas del sector y los estándares de calidad.
Comercialización más rápida: Aceleran las aprobaciones y la implementación de las mejoras necesarias en el producto.
Mejor colaboración y comunicación: Permiten rastrear y coordinar cambios en tiempo real entre equipos y departamentos.
Ahorro de costes: Evitan errores costosos al analizar el impacto financiero de los cambios antes de implementarlos.

Interfaz de usuario de la gestión de cambios de SOLIDWORKS que muestra la ejecución de un cambio

Cuando es fácil comunicar anomalías, identificar problemas y proponer soluciones, todos los miembros del equipo (desde ingenieros hasta responsables y ejecutivos) pueden involucrarse activamente en la gestión de cambios. Las herramientas de gestión de cambios de la plataforma 3DEXPERIENCE facilitan una toma de decisiones más rápida y eficiente, ya que todo el equipo tiene acceso en tiempo real a cualquier actualización.

¿Qué es la gestión de cambios de producto?