Qu'est-ce que la gestion des modifications de produits et pourquoi devriez-vous vous y intéresser ?

La gestion des modifications de produits est une approche structurée permettant de gérer les modifications apportées à la conception des produits, à la documentation technique ou aux processus de fabrication. Elle garantit que les modifications sont mises en œuvre efficacement, ce qui permet de réduire les risques, de maintenir la conformité et d'optimiser la qualité globale des produits. Toute révision de produit suit un processus défini afin de justifier la modification, de suivre sa mise en œuvre et de documenter son impact.

Les entreprises ne modifient pas un produit sans raison valable. Les modifications découlent généralement d'améliorations apportées au produit, de commentaires recueillis sur le terrain, d'exigences des clients ou de problèmes découverts lors du prototypage. Sans un système adéquat, les équipes risquent de perdre la traçabilité tout en commettant des erreurs coûteuses qui créent des problèmes en aval.

Étapes clés du processus de gestion des modifications de produits

Les modifications sont inévitables au cours du processus de développement de produits. Mais dans le domaine de la conception et de la fabrication de produits, une gestion efficace des modifications fait toute la différence entre une innovation transparente et des revers coûteux. Sans un processus de gestion des modifications bien structuré, les entreprises sont sujettes aux malentendus et risquent de perdre du temps et de l'argent. Suivez ces étapes clés afin de mettre en œuvre un processus optimal de gestion des modifications.

1) Comprendre la nécessité des modifications

Interface utilisateur de gestion des modifications identifiant les besoins

Une modification commence toujours par un problème. Qu'il s'agisse d'une réclamation client, d'une défaillance sur le terrain ou d'une amélioration interne de la conception, chaque entreprise doit systématiquement comprendre et documenter le besoin de modification.

En l'absence d'un système centralisé, les problèmes sont noyés dans les chaînes d'e-mails, les feuilles de calcul et les services déconnectées de l'entreprise, ce qui entraîne des négligences et des retards de résolution. Au contraire, dans un processus de modification structuré, tous les acteurs, du technicien à l'ingénieur concepteur, peuvent signaler une difficulté et s'assurer qu'aucun problème critique ne passe inaperçu.

2) Évaluer l'impact des modifications

Tableau de bord de gestion des modifications SOLIDWORKS affichant l'évaluation de l'impact

L'impact des modifications peut être variable. Certaines modifications donnent lieu à des ajustements mineurs. D'autres ont des répercussions sur la fabrication, les chaînes d'approvisionnement et la conformité réglementaire. Il est essentiel de mener une analyse d'impact approfondie avant de mettre en œuvre une modification, en se posant notamment les questions suivantes :

Quels sont les coûts ?
Quelles seront les conséquences sur la fabrication ?
Des approbations réglementaires sont-elles nécessaires ?
La modification entraînera-t-elle de nouveaux risques ?

Un système de gestion des modifications robuste offre une visibilité en temps réel sur toutes les pièces, toutes les équipes et tous les processus concernés, ce qui élimine les approximations et les erreurs coûteuses.

3) Obtenir l'approbation des parties prenantes concernées

Tableau de bord de gestion des modifications SOLIDWORKS affichant le processus d'approbation

Une modification ne doit jamais être entreprise de manière isolée. Un processus manuel nécessite souvent de multiples réunions, e-mails et flux de travail basés sur des dossiers, ce qui favorise les erreurs et ralentit le processus d'approbation.

Un système centralisé et numérique de gestion des modifications permet d'automatiser les approbations, d'assurer la traçabilité et d'éliminer les goulets d'étranglement, tout en garantissant qu'aucune étape n'est oubliée et que les décisions concernant les modifications sont prises de manière efficace et rapide.

4) Mettre en œuvre une modification avec une traçabilité totale

Tableau de bord de gestion des modifications SOLIDWORKS affichant la traçabilité

Une fois qu'une modification est approuvée, les équipes passent à l'action :

L'équipe d'ingénierie met à jour les modèles de CAO.
L'équipe chargée de la fabrication met à jour les processus de production.
L'équipe d'approvisionnement met à jour les matériaux.
Les équipes qualité valident la conformité.

Dans un système déconnecté, les modifications se perdent dans la confusion, donnant lieu à la fabrication de pièces incorrectes, à des retards de production et à des pertes financières. En regroupant tout ce qui concerne une modification dans une seule plate-forme, les entreprises s'assurent que chaque équipe travaille avec la dernière version approuvée, ce qui réduit les erreurs et les reprises.

5) Boucler la boucle avec une documentation complète des modifications

Tableau de bord de gestion des modifications SOLIDWORKS affichant la documentation relative aux modifications

Chaque modification doit être entièrement documentée, non seulement pour des raisons de responsabilité interne, mais aussi pour des raisons de conformité réglementaire et de référence ultérieure. En l'absence d'une traçabilité adéquate, les entreprises s'exposent à des rappels coûteux, à des manquements à la conformité et à l'incapacité de justifier leurs décisions passées. Les parties prenantes actuelles et futures ont tout intérêt à savoir :

Pourquoi la modification a été effectuée
Qui l'a approuvée
Quelles pièces ont été affectées
Si le résultat final est une réussite

Avec un système numérique de gestion des modifications, tous les enregistrements sont automatiquement stockés et reliés entre eux, ce qui élimine la nécessité d'un suivi manuel et garantit un historique prêt pour l'audit de chaque décision.

Relever les défis de la gestion des modifications au cours du développement des produits

Les modifications au cours du développement des produits ne sont pas seulement une nécessité, mais une fatalité. Qu'il s'agisse d'une amélioration de la conception, d'une correction d'une défaillance sur le terrain ou d'une mise à jour réglementaire, chaque modification affecte l'ingénierie, la fabrication, l'approvisionnement, la conformité et bien d'autres domaines.

Pourtant, malgré son rôle essentiel, la gestion des modifications peut être l'un des processus les plus frustrants, les plus longs et les plus coûteux pour les entreprises, souvent parce que le recours à des approches obsolètes, manuelles ou cloisonnées introduit une complexité, une inefficacité et des risques inutiles. Décrivons ici quatre défis à relever.

Absence de système centralisé de gestion des modifications : la plupart des entreprises mettent en œuvre un processus de gestion des modifications, mais beaucoup ne disposent pas d'un système permettant une gestion efficace. Sans une solution numérique centralisée, les modifications sont souvent suivies à l'aide d'approbations papier qui se perdent ou sont mal classées, de chaînes d'e-mails sans responsabilité claire, de feuilles de calcul Excel qui manquent de visibilité en temps réel et de systèmes disparates (PLM, PDM, ERP, Jira, etc.) qui ne communiquent pas entre eux. Il en résulte des malentendus, des efforts redondants et des erreurs coûteuses.
Temps et efforts inutiles consacrés aux tâches de modification : les ingénieurs ne commencent jamais leur journée en se disant : « J'ai hâte de remplir des papiers aujourd'hui ». Mais dans de nombreuses entreprises, la gestion des modifications est souvent perçue comme un véritable fardeau. D'innombrables e-mails et réunions sont nécessaires pour mettre toute l'équipe au diapason. La création de captures d'écran pour documenter les modifications proposées constitue une pratique fastidieuse et lente. Le suivi manuel des approbations requiert des efforts herculéens. Pire encore, ces charges administratives privent les ingénieurs du temps nécessaire pour générer des revenus en créant des produits innovants plus rapidement et plus efficacement.
Mauvaise visibilité sur l'impact global des modifications : aucune modification ne peut se faire en vase clos. Un simple ajustement de conception peut nécessiter de nouvelles qualifications pour les fournisseurs. Une modification des matériaux utilisés pour les produits peut avoir une incidence sur les processus de fabrication. Le remplacement d'une pièce peut nécessiter une nouvelle certification réglementaire. Sans analyse d'impact structurée, les équipes prennent des décisions non éclairées qui entraînent des interruptions de la chaîne d'approvisionnement, des retards de production ou des rappels coûteux.
Communication inefficace entre les services : la gestion des modifications a des répercussions bien au-delà de l'ingénierie. En l'absence d'un système numérique centralisé, les services fonctionnent séparément. Dans ce contexte, l'équipe chargée de la fabrication n'est pas informée des mises à jour de la conception, l'équipe d'approvisionnement commande des pièces obsolètes et les équipes de terrain n'ont aucune idée des modifications essentielles apportées au produit. Sans une communication claire, les modifications résultent en un chaos coûteux qui se traduit par un gaspillage de matériaux, des reprises et des délais de mise sur le marché non respectés.

Écran de l'interface utilisateur pour la gestion des modifications affichant une action de modification

Les entreprises qui pensent pouvoir s'en sortir avec des méthodes traditionnelles de gestion manuelle des modifications sont assises sur une bombe à retardement. Un document manquant peut entraîner un manquement à la conformité réglementaire. Une approbation négligée peut résulter en la fabrication d'un mauvais produit. Pire encore, la perte d'historique peut contraindre les équipes à répéter inutilement des erreurs coûteuses.

Au contraire, les processus de modification automatisés libèrent du temps d'ingénierie, éliminent les goulets d'étranglement et accélèrent les approbations sans sacrifier le contrôle. Une plate-forme de gestion des modifications robuste garantit que l'ensemble des parties prenantes comprend les coûts, les efforts et les risques de chaque modification avant de les mettre en œuvre. Un système numérique unique assure une visibilité en temps réel entre les équipes d'ingénierie, de fabrication et d'approvisionnement afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Outils et logiciels pour la gestion des modifications

La gestion des modifications apportées aux produits ne se limite pas au simple suivi des révisions. Elle nécessite la mise en place d'un processus efficace, traçable et collaboratif qui permet aux équipes de rester en phase et aux produits d'évoluer.

Une plate-forme numérique centralisée constitue un outil essentiel pour rationaliser la gestion des modifications. Un environnement unifié tel que la plate-forme 3DEXPERIENCE® garantit que toutes les parties prenantes, de l'ingénierie à la fabrication, en passant par l'approvisionnement, travaillent à partir d'une source unique et fiable. Une plate-forme dédiée à la gestion des modifications consolide également l'ensemble des demandes de modification, des approbations et de la documentation, ce qui augmente la visibilité tout en réduisant les erreurs et en optimisant la conformité.

Les outils d'analyse de l'impact des modifications permettent en outre de prendre des décisions plus avisées, car toutes les modifications ne doivent pas être mises en œuvre immédiatement. Certaines sont mineures alors que d'autres ont des répercussions importantes sur les coûts et les opérations. Les outils d'analyse de l'impact des modifications offrent une approche structurée permettant d'évaluer le coût de la mise en œuvre d'une modification, le temps nécessaire aux mises à jour de la conception et de la production, ainsi que les effets sur les processus d'approvisionnement, de conformité et d'autres processus en aval. Les équipes peuvent évaluer l'impact global d'une modification avant de la valider, éliminant ainsi les conjectures et évitant les erreurs coûteuses.

Tableau de bord de gestion des modifications - SOLIDWORKS

Par exemple, les flux de travail automatisés rationalisent les approbations et les validations. Ils garantissent également que les bonnes parties prenantes sont immédiatement informées et que les approbations avancent sans retards inutiles. Dans la gestion traditionnelle des modifications, l'obtention des approbations est un processus manuel chronophage qui implique des réunions interminables et de nombreux e-mails. Un environnement automatisé garantit que les ordres de modification ne se perdent pas dans les chaînes d'e-mails ou dans les piles de documents papier.

La traçabilité complète et la documentation de conformité sont obligatoires dans les secteurs des dispositifs médicaux, de l'aérospatiale, de l'automobile, ainsi que dans d'autres industries. Des modifications non autorisées peuvent entraîner des manquements à la conformité. Les logiciels de gestion des modifications fournissent un système structuré qui assure une traçabilité complète en suivant chaque demande, approbation et révision de modification, et conserve un enregistrement numérique consultable pour les audits et les examens réglementaires. Les entreprises peuvent garantir la conformité et réduire les risques en s'assurant que chaque équipe a connaissance, à tout moment, des modifications apportées, des raisons pour lesquelles elles ont été mises en œuvre et de la personne qui les a approuvées.
La collaboration en temps réel entre les services, rendue possible par des systèmes tels que la plate-forme 3DEXPERIENCE, garantit à toutes les parties prenantes une visibilité en temps réel sur les modifications apportées aux produits. Cette approche élimine les malentendus et préserve la fluidité de la mise en œuvre.

Avantages d'une gestion efficace des modifications de conception

La plate-forme 3DEXPERIENCE offre un environnement de développement de produits basé sur le cloud avec des outils permettant de gérer efficacement les modifications apportées aux produits. Les utilisateurs, qu'ils soient familiarisés ou non avec la CAO, peuvent participer au processus de gestion des modifications depuis n'importe quel lieu disposant d'une connexion Internet, à partir de smartphones, d'iPads, d'ordinateurs portables, etc. De plus, aucun logiciel n'est à installer.

Les entreprises qui mettent en œuvre les solutions structurées de gestion des modifications disponibles sur la plate-forme 3DEXPERIENCE bénéficient généralement des avantages suivants :

Réduction des erreurs et des reprises : les conceptions obsolètes n'atteignent pas la phase de production, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources.
Optimisation de la conformité et de la documentation : les réglementations du secteur et les normes de qualité sont respectées.
Délais de mise sur le marché raccourcis : les approbations et la mise en œuvre des améliorations apportées aux produits s'effectuent plus rapidement.
Amélioration de la collaboration et de la communication : les modifications effectuées par les équipes des différents services font l'objet d'un suivi et d'une coordination en temps réel.
Réduction des coûts : l'impact financier des modifications est analysé avant leur mise en œuvre, ce qui permet d'éviter les erreurs coûteuses.

Interface utilisateur de gestion des modifications SOLIDWORKS affichant la mise en œuvre des modifications

Lorsqu'il est facile de communiquer ses préoccupations, d'identifier les problèmes et de proposer des solutions, tous les membres de l'équipe, des ingénieurs aux responsables en passant par les cadres dirigeants, peuvent participer au processus de gestion des modifications. Les outils de gestion des modifications de la plate-forme 3DEXPERIENCE permettent de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement tout au long du processus de gestion des modifications. En effet, chacun dispose instantanément d'un accès aux mises à jour effectuées par l'ensemble de l'équipe.

Qu'est-ce que la gestion des modifications de produits ?