1. SOLIDWORKS
  2. Gestione delle modifiche ai prodotti | Migliori pratiche e strumenti

Cos'è la gestione delle modifiche ai prodotti e perché dovrebbe interessarti?

La gestione delle modifiche ai prodotti è un approccio strutturato per gestire le modifiche al design, alla documentazione tecnica o ai processi di produzione del prodotto. Assicura che le modifiche vengano implementate in modo efficiente, contribuendo a ridurre i rischi, a mantenere la conformità e a migliorare la qualità complessiva del prodotto. Ogni revisione del prodotto segue un processo definito per giustificare la modifica, monitorarne l'implementazione e documentarne l'impatto.

Le organizzazioni non modificano un prodotto senza un valido motivo. Le modifiche in genere derivano da miglioramenti del prodotto, feedback sul campo, richieste dei clienti o problemi riscontrati durante la prototipazione. Senza un sistema adeguato, i team rischiano di perdere la tracciabilità e di commettere errori costosi che creano problemi a valle.
 

Fasi chiave del processo di gestione delle modifiche ai prodotti

Il cambiamento è inevitabile nel processo di sviluppo di un prodotto. Tuttavia, durante la progettazione e la produzione dei prodotti, un'efficace gestione delle modifiche fa la differenza tra un'innovazione perfetta e costose battute d'arresto. Senza un processo di gestione delle modifiche ben strutturato, le organizzazioni rischiano di commettere errori di comunicazione e di perdere tempo e denaro. Segui questi passaggi chiave per un processo di gestione delle modifiche efficiente.

1) Cogli l'esigenza del cambiamento

Interfaccia utente di Change Management in grado di cogliere le esigenze

Il cambiamento inizia da un problema. Che si tratti di un reclamo del cliente, di un guasto sul campo o di un miglioramento della progettazione interna, ogni organizzazione deve sistematicamente rilevare e documentare la necessità di un cambiamento.

Senza un sistema centralizzato, i problemi si perdono tra catene di e-mail, fogli di calcolo e team scollegati tra loro, il che porta a problemi trascurati e a soluzioni ritardate. Tuttavia, con un processo di modifica strutturato, chiunque, da un tecnico sul campo a un ingegnere progettista, può sollevare un problema, garantendo che nessun problema critico passi inosservato.
 

2) Valuta l'impatto del cambiamento

Dashboard di SOLIDWORKS Change Management che mostra la valutazione dell'impatto

Le modifiche variano in termini di impatto. Alcuni problemi si risolvono con piccole modifiche, altri provocano ripercussioni sulla produzione, sulle supply chain e sulla conformità normativa. È fondamentale condurre un'analisi d'impatto approfondita prima di implementare un cambiamento, includendo domande come:

  • Quali sono i costi?
  • Come sarà influenzata la produzione?
  • Sono necessarie approvazioni normative?
  • Il cambiamento introdurrà nuovi rischi?

Un solido sistema di gestione delle modifiche fornisce visibilità in tempo reale su tutte le parti, i processi e i team interessati, eliminando così congetture e costosi errori.

3) Ottieni l'approvazione delle giuste parti interessate

Dashboard di SOLIDWORKS Change Management che mostra il processo di approvazione

Il cambiamento non deve mai avvenire in modo isolato. Un processo manuale spesso richiede più riunioni, e-mail e flussi di lavoro basati su cartelle che sono inclini a errori e rallentano il processo di approvazione.

Un sistema digitale centralizzato di gestione delle modifiche automatizza le approvazioni, fornisce tracciabilità ed elimina i colli di bottiglia, assicurando che non vengano saltati dei passaggi e che le decisioni relative alle modifiche vengano prese in modo efficiente e rapido.

4) Attua un cambiamento con una tracciabilità completa

Dashboard di SOLIDWORKS Change Management che mostra la tracciabilità

Dopo aver approvato la modifica, i team passano all'azione:

  • Gli ingegneri aggiornano i modelli CAD.
  • Il reparto di produzione aggiorna i processi produttivi.
  • Il reparto di approvvigionamento reperisce i materiali aggiornati.
  • I team addetti alla qualità convalidano la conformità.

In un sistema scollegato, le modifiche si perdono nella confusione, generando potenzialmente parti errate, ritardi di produzione e perdite finanziarie. Unificando tutto ciò che riguarda una modifica in un'unica piattaforma, le aziende si assicurano che ogni team stia lavorando sull'ultima versione approvata, riducendo così gli errori e le rilavorazioni.

5) Chiudi il cerchio con una documentazione completa delle modifiche

Dashboard di SOLIDWORKS Change Management che mostra la documentazione delle modifiche

Ogni modifica deve essere documentata in modo completo, non solo per la responsabilità interna, ma anche per la conformità normativa e per riferimenti futuri. Senza un'adeguata tracciabilità, le aziende rischiano di incorrere in costosi richiami, mancata conformità e incapacità di giustificare le decisioni prese in passato. Le parti interessate attuali e future traggono grandi vantaggi dal sapere:

  • Perché è stata apportata la modifica
  • Chi l'ha approvata
  • Quali parti ne sono state influenzate
  • Come è stato ottenuto un risultato finale positivo

Con un sistema digitale di gestione delle modifiche, tutti i record vengono archiviati e collegati automaticamente, eliminando la necessità di tracciamento manuale e garantendo una cronologia pronta per la revisione di ogni decisione.

Affrontare le sfide della gestione delle modifiche nello sviluppo del prodotto

Il cambiamento nello sviluppo dei prodotti non solo è necessario, ma anche inevitabile. Che si tratti di un miglioramento del progetto, di una correzione di un guasto sul campo o di un aggiornamento normativo, ogni modifica riguarda i reparti di ingegneria, produzione, approvvigionamento, conformità e altri ancora.

Eppure, nonostante il suo ruolo critico, la gestione delle modifiche può essere uno dei processi più frustranti e dispendiosi in termini di tempo e di denaro per le aziende, spesso perché la dipendenza da approcci obsoleti, manuali o isolati introduce complessità, inefficienza e rischi inutili. A titolo di esempio, ecco 4 sfide.

  • Mancanza di un sistema centralizzato per la gestione delle modifiche: la maggior parte delle aziende ha implementato un processo di gestione delle modifiche, ma molte non dispongono di un sistema per una gestione efficace. Senza una soluzione digitale centralizzata, le modifiche sono spesso tracciate da approvazioni cartacee che si perdono o vengono archiviate in modo errato; catene di e-mail senza una chiara responsabilità; fogli di calcolo Excel che mancano di visibilità in tempo reale; e sistemi disparati (PLM, PDM, ERP, Jira, ecc.) che non comunicano tra loro. I risultati sono errori di comunicazione, sforzi duplicati ed errori costosi.
  • Tempo e fatica inutilmente dedicati alle attività di modifica: gli ingegneri non iniziano la giornata pensando: "Oggi mi piacerebbe compilare un po' di documenti". Tuttavia, in molte organizzazioni, la gestione delle modifiche sembra consistere proprio in questo. Innumerevoli e-mail e riunioni per allineare l'intero team. La creazione di screenshot per documentare visivamente le modifiche proposte è scomoda e lenta. Le approvazioni di tracciamento manuali richiedono immensi sforzi. La cosa peggiore è che questi oneri amministrativi sottraggono agli ingegneri il tempo necessario per generare profitti dati da prodotti innovativi costruiti in modo più rapido ed efficiente.
  • Scarsa visibilità dell'intero impatto delle modifiche: nessun cambiamento avviene nel vuoto. Una singola modifica al progetto potrebbe richiedere nuove qualifiche per i fornitori. Un cambiamento nei materiali dei prodotti può influire sui processi di produzione. La sostituzione delle parti potrebbe richiedere una nuova certificazione normativa. Senza un'analisi d'impatto strutturata, i team prendono decisioni non informate che portano a interruzioni della supply chain, ritardi di produzione o costosi richiami.
  • Comunicazione inefficiente tra i vari reparti: la gestione delle modifiche non riguarda soltanto il reparto di ingegneria. Senza un sistema digitale centralizzato, i reparti operano separatamente: in questo modo, il dipartimento di produzione non viene informato di un aggiornamento del progetto, il reparto di approvvigionamento ordina parti obsolete o i team sul campo sono tristemente all'oscuro di modifiche critiche al prodotto. Senza una comunicazione chiara, le modifiche si trasformano in costosi errori che comportano spreco di materiali, rilavorazioni e scadenze di mercato non rispettate.
Schermata dell'interfaccia utente di Change Management che mostra un'azione di modifica

 

Le aziende che pensano di potersela cavare con i tradizionali metodi manuali di gestione delle modifiche hanno le ore contate. Un documento mancante può portare alla mancata conformità normativa. Un'approvazione trascurata può portare alla produzione di un prodotto sbagliato. Peggio ancora, la perdita di record storici può costringere i team a ripetere inutilmente costosi errori.

Tuttavia, i processi di modifica automatizzati consentono di liberare tempo per la progettazione, eliminare i colli di bottiglia e accelerare le approvazioni senza sacrificare il controllo. Una solida piattaforma di gestione delle modifiche assicura che ogni parte interessata comprenda il costo, l'impegno e il rischio di ogni modifica prima che avvenga. Un unico sistema digitale garantisce la visibilità in tempo reale tra i team di ingegneria, produzione e supply chain, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Strumenti e software per la gestione delle modifiche

La gestione delle modifiche ai prodotti non si limita a tenere traccia delle revisioni, ma richiede l'organizzazione di un processo efficiente, tracciabile e collaborativo che mantenga i team allineati e i prodotti in movimento.

Uno strumento essenziale per semplificare la gestione delle modifiche è una piattaforma digitale centralizzata. Un ambiente unificato come la piattaforma 3DEXPERIENCE® garantisce che tutte le parti interessate, dall'ingegneria alla produzione e all'approvvigionamento, lavorino da un'unica fonte di dati. Una piattaforma di gestione delle modifiche dedicata consolida anche tutte le richieste di modifica, le approvazioni e la documentazione, aumentando la visibilità, riducendo gli errori e migliorando la conformità.

Gli strumenti di analisi dell'impatto delle modifiche aiutano anche a prendere decisioni più intelligenti per il semplice motivo che non tutte le modifiche devono essere implementate immediatamente: alcune sono di poco conto, mentre altre hanno un impatto significativo sui costi e sulle operazioni. Gli strumenti di analisi dell'impatto delle modifiche forniscono un approccio strutturato per valutare il costo dell'implementazione di una modifica, il tempo necessario per gli aggiornamenti della progettazione e della produzione e il modo in cui una modifica influirà sull'approvvigionamento, sulla conformità e sui processi a valle. I team possono valutare l'intero impatto di una modifica prima dell'implementazione, eliminando le congetture e prevenendo costosi passi falsi.

Dashboard del Change Management - SOLIDWORKS

 

Ad esempio, i flussi di lavoro automatizzati agevolano approvazioni e convalide, assicurando che le parti interessate corrette vengano avvisate immediatamente e che le approvazioni procedano senza inutili ritardi. Nella gestione tradizionale delle modifiche, l'ottenimento delle approvazioni è un processo manuale che richiede molto tempo e che comporta un'infinità di riunioni ed e-mail. Un ambiente automatizzato garantisce che gli ordini di modifica non vadano persi nelle catene di e-mail o tra le pile di documenti manuali.

La piena tracciabilità e la documentazione di conformità sono obbligatorie nei settori dei dispositivi medici, aerospaziale, automobilistico e altri ancora. Le modifiche non autorizzate potrebbero portare alla mancata conformità. Tuttavia, il software di gestione delle modifiche fornisce un sistema strutturato che garantisce la completa tracciabilità di ogni richiesta di modifica, approvazione e revisione e mantiene un registro digitale consultabile per gli audit e le revisioni normative. Quando i team sanno sempre cosa è stato modificato, perché e chi l'ha approvato, le aziende garantiscono la conformità e riducono i rischi.
La collaborazione in tempo reale tra i diversi reparti, offerta da sistemi come la piattaforma 3DEXPERIENCE, fa sì che tutte le parti interessate abbiano visibilità in tempo reale sulle modifiche al prodotto, eliminando gli errori di comunicazione e garantendo un'esecuzione senza intoppi.

Vantaggi di una gestione efficace delle modifiche di progettazione

La piattaforma 3DEXPERIENCE fornisce un ambiente di sviluppo prodotto basato sul cloud con strumenti per gestire in modo efficiente le modifiche ai prodotti. Gli utenti esperti e non esperti di CAD possono partecipare al processo di gestione delle modifiche da qualsiasi luogo con una connessione a Internet tramite smartphone, iPad, notebook e molto altro.

Le organizzazioni che implementano soluzioni di gestione delle modifiche strutturate sulla piattaforma 3DEXPERIENCE di solito sperimentano:

  • Riduzione degli errori e delle rilavorazioni: evita che progetti obsoleti giungano alla fase di produzione, risparmiando tempo e risorse.
  • Miglioramento della conformità e della documentazione: garantisce l'aderenza alle normative di settore e agli standard di qualità.
  • Time-to-Market più veloce: accelera le approvazioni e l'implementazione dei miglioramenti di prodotto necessari.
  • Migliore collaborazione e comunicazione: tieni traccia e coordina in tempo reale le modifiche apportate dai team dei diversi reparti.
  • Risparmio sui costi: evita costosi errori analizzando l'impatto finanziario delle modifiche prima dell'implementazione.
Interfaccia utente di SOLIDWORKS Change Management che mostra l'esecuzione delle modifiche

 

Quando è facile comunicare le preoccupazioni, identificare i problemi e proporre le soluzioni, tutti i membri del team, dagli ingegneri ai manager fino ai dirigenti, possono partecipare al processo di gestione delle modifiche. Gli strumenti di gestione delle modifiche della piattaforma 3DEXPERIENCE consentono di prendere decisioni più rapide ed efficienti durante l'intero processo di gestione delle modifiche, poiché tutti hanno accesso immediato agli aggiornamenti effettuati dall'intero team.