1. SOLIDWORKS
  2. Ürün Değişiklik Yönetimi | En İyi Uygulamalar ve Araçlar

Ürün Değişiklik Yönetimi Nedir ve Neden Buna Önem Vermelisiniz?

Ürün Değişiklik Yönetimi; ürün tasarımı, mühendislik belgeleri veya üretim süreçlerindeki değişiklikleri ele almaya yönelik yapılandırılmış bir yaklaşımdır. Değişikliklerin verimli bir şekilde uygulanmasını sağlayarak riskleri azaltmaya, uyumluluğu sürdürmeye ve genel ürün kalitesini iyileştirmeye yardımcı olur. Herhangi bir ürün revizyonu değişikliği gerekçelendirmek, uygulanmasını takip etmek ve etkisini belgelemek üzere tanımlanmış süreçleri izler.

Kuruluşlar, geçerli bir neden olmadan bir ürünü değiştirmez. Değişiklikler genellikle ürün iyileştirmeleri, sahadan gelen geri bildirimler, müşteri gereksinimleri veya prototip oluşturma sırasında keşfedilen sorunlardan kaynaklanır. Düzgün bir sistem kullanılmadığında ekipler, ilerleyen aşamalarda sorunlar yaratacak maliyetli hatalar yapılması durumunda izlenebilirliği kaybetme riskiyle karşılaşır.
 

Ürün Değişikliği Yönetimi Sürecinin Temel Adımları

Ürün geliştirme sürecinde değişiklikler kaçınılmazdır. Ancak ürün tasarımı ve üretiminde etkili değişiklik yönetimi, sorunsuz bir inovasyon süreci ile pahalıya mal olan aksaklıklar arasındaki ayrımı belirler. İyi yapılandırılmış bir değişiklik yönetimi süreci olmadığında, kuruluşların iletişimsizlik yaşaması ve zaman ve para kaybetmesi muhtemeldir. Yüksek performanslı bir değişiklik yönetimi süreci için bu temel adımları izleyin.

1) Değişiklik İhtiyacını Yakalama

İhtiyacı yakalamayı gösteren Change Management kullanıcı arayüzü

Değişiklik bir sorunla başlar. İster bir müşteri şikayeti ya da saha arızası ister iç tasarım iyileştirmesi olsun, her kuruluş değişikliğe neden ihtiyaç olduğunu sistematik olarak yakalayıp belgelemelidir.

Merkezi bir sistem olmadığında sorunlar e-posta zincirleri, elektronik tablolar ve birbirinden kopuk ekipler arasında kaybolup gider ve bu da sorunların gözden kaçırılmasına ve düzeltmelerin gecikmesine neden olur. Ancak yapılandırılmış bir değişiklik süreciyle, saha teknisyeninden tasarım mühendisine kadar herkes bir sorun kaydı oluşturabilir ve böylece hiçbir kritik sorunun gözden kaçmaması sağlanır.
 

2) Değişikliğin Etkisini Değerlendirme

Etki değerlendirmesini gösteren SOLIDWORKS Change Management panosu

Değişiklikler etki bakımından farklılık gösterir. Bazıları küçük ayarlamalarla çözülürken diğerleri üretim, tedarik zincirleri ve yönetmeliklere uygunluk gibi konularda büyük hareketliliklere sebep olur. Aşağıdakiler gibi sorular da dahil olmak üzere, bir değişiklik uygulanmadan önce kapsamlı bir etki analizi yapmak kilit önem taşır:

  • Maliyetler neler?
  • Üretim nasıl etkilenecek?
  • Yasal onaylar gerekiyor mu?
  • Değişiklik yeni riskler doğuracak mı?

Sağlam bir değişiklik yönetimi sistemi, etkilenen tüm parçalar, süreçler ve ekipler için gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak tahmine dayalı çalışmayı ve maliyetli hataları ortadan kaldırır.

3) Uygun Paydaşlardan Onay Alma

Onay sürecini gösteren SOLIDWORKS Change Management panosu

Değişiklik asla diğerlerinden izole bir şekilde yapılmamalıdır. Manuel bir süreçte genellikle hatalara davet çıkaran ve onay sürecini yavaşlatan çok sayıda toplantı, e-posta ve klasör tabanlı iş akışına ihtiyaç duyulur.

Merkezi bir dijital değişiklik yönetimi sistemi onayları otomatikleştirir, izlenebilirlik sağlar ve darboğazları ortadan kaldırır, ayrıca hiçbir adımın atlanmadığından ve değişikliklerle ilgili kararların verimli ve hızlı bir şekilde alındığından emin olunmasını sağlar.

4) Değişikliği Tam İzlenebilirlik ile Uygulama

İzlenebilirliği gösteren SOLIDWORKS Change Management panosu

Bir değişiklik onaylandığında ekipler harekete geçer:

  • Mühendislik, CAD modellerini günceller.
  • Üretim bölümü, üretim süreçlerini günceller.
  • Satın alma güncellenmiş malzemeleri tedarik eder.
  • Kalite ekipleri uyumluluğu doğrular.

Bağlantısız bir sistemde, değişiklikler hengame içinde kaybolur ve bu da hatalı parçalara, üretimde gecikmelere ve mali kayıplara yol açabilir. Şirketler, bir değişikliğin tüm öğelerini tek bir platformda birleştirerek her ekibin en güncel onaylı sürüm ile çalışmasını sağlar; bu da hataları ve yeniden çalışmaları azaltır.

5) Kapsamlı Değişiklik Belgeleriyle Döngüyü Sonlandırma

Değişiklik belgelerini gösteren SOLIDWORKS Change Management panosu

Her değişiklik, yalnızca kurum içi sorumluluk değil, aynı zamanda yasalarla uyumluluk ve gelecekte referans olarak kullanılmak için de kapsamlı şekilde belgelenmelidir. Yeterli izlenebilirlik olmadığında, şirketler maliyetli geri çağırmalar, uyumluluk hataları ve geçmiş kararları gerekçelendirememe riskine girer. Mevcut ve gelecekteki paydaşlar aşağıdakileri bilmekten büyük fayda sağlar:

  • Değişikliğin neden yapıldığı
  • Kimin onayladığı
  • Hangi parçaların etkilendiği
  • Nihai sonucun nasıl başarılı olduğu

Dijital değişiklik yönetimi sistemi sayesinde tüm kayıtlar otomatik olarak saklanıp ilişkilendirildiği için manuel izleme ihtiyacı ortadan kalkar ve her karara ilişkin denetime hazır geçmiş verileri sağlanır.

Ürün Geliştirme Değişiklik Yönetimindeki Zorluklara Göğüs Germe

Ürün geliştirme sürecinde değişiklikler gereklilik olduğu kadar aynı zamanda kaçınılmazdır. İster bir tasarım geliştirmesi, saha arızası düzeltmesi ister yönetmelikle ilgili bir güncelleme olsun, her değişiklik mühendislik, üretim, tedarik, uyumluluk ve daha fazlasını etkiler.

Ancak değişiklik yönetimi, kritik rolüne rağmen genellikle güncel olmayan, manuel veya birbirinden kopuk yaklaşımlara güvenmenin gereksiz karmaşıklık, verimsizlik ve risk oluşturmasından dolayı şirketler için en sinir bozucu, zaman alan ve maliyetli süreçlerden biri olabilmektedir. Zorluklardan sadece dördünü sizinle paylaştık.

  • Değişikliklerin Yönetiminde Merkezi Sistemlerin Eksikliği: Birçok şirkette bir değişiklik yönetimi süreci bulunsa da pek çoğu etkili yönetime odaklı bir sisteme sahip değildir. Merkezi bir dijital çözüm olmadığında, genellikle değişiklikleri takip etmek için kaybedilen veya yanlış dosyalanan kağıt tabanlı onaylar, net bir sorumluluğun olmadığı e-posta zincirleri, gerçek zamanlı görünürlük sunmayan Excel elektronik tabloları ve birbirleriyle iletişim kurmayan ayrı sistemler (PLM, PDM, ERP, Jira vb.) kullanılır. Bunun sonucu da hatalı iletişim, tekrarlanan çabalar ve maliyetli hatalardır.
  • Değişiklik Görevlerine Harcanan Gereksiz Zaman ve Çaba: Mühendisler günlerine evrak işi yapmaya can atarak başlamaz. Ancak birçok kuruluşta değişiklik yönetimi tam olarak böyle hissettirir. Tüm ekibi aynı hizaya getirmek için sayısız e-posta ve onlarca toplantı. Önerilen değişiklikleri belgelemek için ekran görüntüleri oluşturmak kullanışsız ve yavaştır. Onayları manuel olarak takip etmek çok fazla çaba gerektirir. En kötüsü de bu idari yüklerin, mühendislerin yenilikçi ürünleri daha hızlı ve daha verimli bir şekilde geliştirerek gelir oluşturacakları zamandan çalmasıdır.
  • Değişikliğin Tam Etkisine Dair Yetersiz Görünürlük: Değişiklikler etraflarına etki etmeden gerçekleşmez. Tasarımda tek bir ince ayar, tedarikçilerin yeniden değerlendirilmesini gerektirebilir. Ürün malzemelerindeki bir değişiklik üretim süreçlerini etkileyebilir. Parça değişiklikleri yönetmelikler uyarınca yeniden sertifika alınmasını gerektirebilir. Yapılandırılmış bir etki analizi olmadan, ekipler tedarik zincirinde kesintilere, üretim gecikmelerine veya pahalı geri çağırmalara yol açan, bilgiye dayalı olmayan kararlar alır.
  • Departmanlar Arasında Verimsiz İletişim: Değişiklik yönetimi mühendislikten çok daha fazlasını etkiler. Merkezi bir dijital sistem olmadan departmanlar birbirinden ayrı faaliyet gösterir ve bu da üretim bölümünün bir tasarım güncellemesinden haberdar olmamasına, satın almanın güncel olmayan parçalar sipariş etmesine veya saha ekiplerinin önemli ürün değişikliklerinden haberdar olmamasına yol açabilir. Net iletişim olmadığında değişiklik malzeme israfına, yeniden çalışmaya ve pazara sunma tarihlerinin kaçırılmasına neden olan maliyetli bir karmaşa haline gelir.
Değişiklik eylemini gösteren Change Management kullanıcı arayüzü

 

Geleneksel manuel değişiklik yönetimi yöntemleriyle idare edebileceklerini düşünen şirketler saatli bir bombanın üstünde duruyor. Eksik bir belge, mevzuata uygunluk hatasına neden olabilir. Göz ardı edilen bir onay, yanlış ürünün üretilmesine yol açabilir. Daha da kötüsü, kayıp bir geçmiş kaydı ekipleri gereksiz yere maliyetli hataları tekrarlamaya zorlayabilir.

Ancak otomatik değişiklik süreçleri, kontrolden ödün vermeden geliştirme sürelerini kısaltır, darboğazları ortadan kaldırır ve onayları hızlandırır. Sağlam bir değişiklik yönetimi platformu, her bir paydaşın her değişikliğin maliyetini, gerektirdiği çabayı ve riskini değişiklik meydana gelmeden önce anlamasını sağlar. Tek bir dijital sistem mühendislik, üretim ve tedarik zinciri ekipleri arasında gerçek zamanlı görünürlüğü garanti ederek herkesin aynı sayfada kalmasını sağlar.

Değişiklik Yönetimi İçin Araçlar ve Yazılım

Ürün değişikliklerini yönetmek sadece revizyonları takip etmekten çok daha fazlasını içerir. Ekiplerin uyumlu kalmasını ve ürünlerin ilerlemeyi sürdürmesini sağlamak için verimli, izlenebilir ve iş birliğine dayalı bir sürecin koordinasyonunu gerektirir.

Değişiklik yönetimini kolaylaştırmak için temel araçlardan biri merkezi bir dijital platformdur. 3DEXPERIENCE® platformu gibi birleşik bir ortam, mühendislikten üretime ve satın almaya kadar tüm paydaşların tek bir doğru bilgi kaynağıyla çalışmasını sağlar. Amaca yönelik bir değişiklik yönetimi platformu aynı zamanda tüm değişiklik taleplerini, onayları ve belgeleri bir araya getirerek görünürlüğü artırırken hataları azaltır ve uyumluluğu iyileştirir.

Değişiklik etkisi analiz araçları ise, basitçe her değişikliğin hemen hayata geçirilmemesi gerektiği gerçeğinden dolayı daha akıllı kararlar alınmasına yardımcı olur. Bazı değişiklikler küçük çaplıyken bazılarının ciddi maliyetleri ve operasyonel etkileri vardır. Değişiklik etkisi analizi araçları, bir değişikliğin uygulama maliyetini, tasarım ve üretim güncellemeleri için gereken süreyi ve bir değişikliğin tedariki, uyumluluğu ve sonraki süreçleri nasıl etkileyeceğini değerlendirmek için yapılandırılmış bir yaklaşım sunar. Ekipler, işe koyulmadan önce değişikliğin tam etkisini değerlendirerek tahmine dayalı çalışmayı ortadan kaldırabilir ve pahalıya mal olan yanlış adımların önüne geçebilir.

Change Management panosu - SOLIDWORKS

 

Örneğin, otomatik iş akışları onay süreçlerini kolaylaştırarak uygun paydaşların anında bilgilendirilmesini ve onayların gereksiz gecikmeler olmadan ilerlemesini sağlar. Geleneksel değişiklik yönetiminde onay almak, sonsuz sayıda toplantı ve e-posta içeren uzun, manuel bir süreçtir. Otomatik bir ortam, değişiklik emirlerinin e-posta zincirlerinde veya manuel belge işlerinde kaybolmadığından emin olunmasını sağlar.

Tıbbi cihaz, havacılık ve uzay, otomotiv ve diğer sektörlerde tam izlenebilirlik ve uyumluluğa ilişkin belgeler zorunlu tutulur. Yetkisiz değişiklikler, uyumluluk hatalarına yol açabilir. Ancak değişiklik yönetimi yazılımı, her değişiklik talebini, onayı ve revizyonu izleyerek tam izlenebilirlik sağlayan yapılandırılmış bir sistem sunar ve denetimler ile yasal incelemeler için aranabilir bir dijital kayıt tutar. Ekipler her zaman neyin değiştiğini, neden değiştiğini ve kim tarafından onaylandığını bildiğinde, şirketler uyumluluğu güvence altına alır ve riski azaltır.
3DEXPERIENCE platformu gibi sistemlerin sağladığı tüm departmanlar genelinde gerçek zamanlı iş birliği, tüm paydaşların ürün değişiklikleri konusunda gerçek zamanlı görünürlüğe sahip olmasını mümkün kılarak hatalı iletişimi ortadan kaldırır ve sorunsuz yürütme sağlar.

Tasarımda Etkili Değişiklik Yönetiminin Avantajları

3DEXPERIENCE platformu, ürün değişikliğini verimli bir şekilde yönetmeye yönelik araçlarla bulut tabanlı bir ürün geliştirme ortamı sağlar. Hem CAD'de deneyimli hem deneyimi olmayan kullanıcılar, internet bağlantısı ile akıllı telefonlar, iPad'ler, dizüstü bilgisayarlar ve daha birçok cihazda, herhangi bir konumdan değişiklik yönetimi sürecine katılabilir. Ayrıca yüklenmesi gereken bir yazılım yoktur.

3DEXPERIENCE platformunda bulunan yapılandırılmış değişiklik yönetimi çözümlerini uygulayan kuruluşlar genellikle şunları deneyimler:

  • Daha Az Hata ve Yeniden Çalışma: Güncelliğini yitirmiş tasarımların üretime ulaşmasını önleyerek zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlar.
  • Gelişmiş Uyumluluk ve Belgeler: Sektör yönetmeliklerine ve kalite standartlarına uyulmasını garanti eder.
  • Daha Kısa Pazara Sunma Süresi: Onayları ve gerekli ürün iyileştirmelerinin uygulanmasını hızlandırır.
  • Daha İyi İş Birliği ve İletişim: Departmanlar genelinde ekipler tarafından yapılan değişiklikleri gerçek zamanlı olarak izler ve koordine eder.
  • Maliyet Tasarrufları: Uygulama aşamasından önce değişikliklerin finansal etkisini analiz ederek pahalı hataları önler.
Değişiklik yürütmeyi gösteren SOLIDWORKS Change Management kullanıcı arayüzü

 

Endişeleri iletmek, sorunları tespit etmek ve çözümler önermek kolay olduğunda, mühendislerden müdürlere ve üst düzey yöneticilere kadar tüm ekip üyeleri değişiklik yönetimi sürecine katılabilir. 3DEXPERIENCE platformunun değişiklik yönetimi araçları, herkesin tüm ekip tarafından yapılan güncellemelere anında erişebilmesi sayesinde değişiklik yönetimi süreci boyunca daha hızlı ve daha verimli karar alma olanağı sağlar.